Inschrijving- en betalingsvoorwaarden

Onderstaand treft u de inschrijving- en betalingsvoorwaarden aan voor deelname aan het Jaarcongres Podologie.

  1. De aanvraag tot het huren van expositieruimte dient te geschieden door inzending van het daartoe bestemde inschrijfformulier waarin naar deze voorwaarden wordt verwezen.
  1. Stichting LOOP, hierna te noemen de organisatie, behoudt zich het recht voor zonder opgave van reden aanvragen tot huur van expositieruimte te weigeren.
  1. De toewijzing van de expositieruimte wordt door de organisatie verricht in volgorde van ontvangst van de inschrijfformulieren. Mocht de gewenste ruimte reeds verhuurd zijn, dan zal -indien gewenst en mogelijk- andere expositieruimte worden toegewezen.
  1. De organisatie behoudt zich het recht voor wegens bijzondere omstandigheden, die buiten haar toedoen zijn ontstaan (overmacht in de ruimste zin van het woord, zoals brand, nationale ramp, enz.), de expositie geen doorgang te doen vinden. In deze gevallen kunnen inschrijvers, ongeacht of aan hen reeds expositieruimte mocht zijn toegewezen, geen aanspraken doen gelden tegenover de organisatie op de vergoeding van enigerlei schade.
  1. Vindt de expositie geen doorgang als bedoeld in punt 4, dan worden de inschrijvingen en eventueel reeds verstrekte toewijzingen van expositieruimte als vervallen beschouwd en zullen de door de inschrijvers gedane betalingen voor de expositieruimte worden gerestitueerd.
  1. De organisatie en/of de organisatie die de expositie ter beschikking stelt, is in geen enkel opzicht aansprakelijk voor schade aan of vermissing van enige bezitting van de standhouder, ongeacht door welke gebeurtenis de schade respectievelijk de vermissing is veroorzaakt.
  1. De organisatie heeft het recht om in reeds toegewezen expositieruimte wijzigingen aan te brengen, indien dit om organisatorische redenen mogelijk mocht blijken, zonder dat de inschrijver recht kan laten gelden op vergoeding van schade, in welke vorm of door welke oorzaak die ook mocht zijn ontstaan.
  1. De huur van de expositieruimte dient binnen twee weken na factuurdatum te zijn voldaan, bij gebreke waarvan de organisatie gerechtigd is de reeds verleende toewijzing van standruimte in te trekken, onverminderd haar aanspraak op volledige vergoeding van het desbetreffende bedrag.
  1. Het onderverhuren of overdragen van expositieruimte is niet toegestaan, evenmin als het kosteloos afstaan van standruimte aan derden.
  1. Het maken van reclame, waaronder ook wordt begrepen het aankondigen van bepaalde activiteiten in de expositieruimte, anders dan in het programma, is alleen toegestaan in de gehuurde expositieruimte. Het gebruik van geluidsinstallaties voor welk doel dan ook is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie niet toegestaan. Het is niet toegestaan in de expositie ruimte biljetten of ander reclamemateriaal aan te brengen aan kolommen, wanden, draagspanten en dergelijke.
  1. De opbouw en demontage zijn voor rekening van de standhouder. Voor de opbouw en demontage van de stand dient door de standhouder zelf te worden zorg gedragen binnen de daarvoor afgesproken tijden. Het is niet geoorloofd gebruik te maken van de wanden van de aangrenzende stand.
  1. Aan de wanden en op de vloeren van de expositieruimte mogen geen spijkers wordt gebruikt noch mogen in wanden of vloeren gaten worden geboord of enige voorzieningen aangebracht die deze kunnen beschadigen.
  1. De huurder van de expositieruimte stelt zich volledig aansprakelijk voor de herstelkosten van door zijn toedoen ontstane beschadigingen van vloeren, wanden, muren, kolommen en enig ander meubilair of inventarisstuk van de expositieruimte. De huurder vrijwaart de organisatie tegen eventuele aanspraken van de instelling die de expositieruimte ter beschikking stelt aan de organisatie.
  1. Demonstraties binnen de expositieruimte zijn toegestaan. Bij eventuele demonstraties met apparatuur mag geen gebruik worden gemaakt van zuurstof- of andere gas bevattende cilinders.
  1. De huurder van de expositieruimte is verplicht de aanwijzingen namens of van de organisatie of de brandweer op te volgen met betrekking tot de opbouw, de inrichting, het onderhoud en de demontage van de stand.
  1. De organisatie is niet verantwoordelijk voor de goede werking van enig technische installatie, noch onderdeel daarvan, in de expositieruimte en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade in welke vorm dan ook, die voor de standhouder en zijn personeel mocht ontstaan door het niet – of niet volledig dan wel verkeerd functioneren – van bedoelde technische installaties of onderdelen daarvan.
  1. Bij annulering door de exposant/sponsor vóór 1 april 2019 zijn geen kosten verschuldigd. Bij annulering na 1 april 2019 en vóór 15 mei 2019 is 50% van het totale huurbedrag verschuldigd. Bij annulering na 15 mei 2019 is het volledige huurbedrag verschuldigd.
  1. Het geen gebruik maken van eenmaal gehuurde en betaalde expositieruimte geeft geen recht op restitutie van de huursom, noch op een gedeelte ervan.
  1. Door de organisatie, tijdens de expositie beoordeeld, ongeoorloofd expositiemateriaal en/of ongeoorloofd gedrag van huurders of vertegenwoordigers hiervan, geeft de organisatie het recht deze te verwijderen uit de expositieruimte, c.q. de huurder van de expositieruimte toegang tot de expositieruimte te weigeren.
  1. In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.